Blogs en artikelen - 16 juni 2020

5 redenen waarom een brand portal essentieel is voor je organisatie

Je zult het vast herkennen: binnen je organisatie worden allerlei communicatiematerialen en vormen van content gemaakt. Vaak geschreven content in een visueel jasje. Denk aan social media posts, handleidingen, banners en zo verder. Twintig mensen, minstens zoveel meningen en overeenstemming blijft vaak uit. Een sterk merk bouw je op door aan je merkidentiteit vast te houden, altijd. Je bedrijfslogo, huisstijlelementen, kleuren en fonts consistent toepassen in al je uitingen zorgt voor goede, herkenbare content. Content die wordt gekoppeld aan jou als organisatie. Een brand management portal kan je helpen grip te krijgen op merk en content.

Hieronder vijf elementen met praktische uitleg waar een brand portal aan moet voldoen om er zoveel mogelijk voordeel uit te kunnen behalen:

1. Grip op huisstijl en content

Een brand management portal moet niet alleen de plek zijn waar de huisstijlregels voor iedereen toegankelijk zijn. Laat het de plek zijn waar eenvoudig en in korte tijd veel content gemaakt kan worden die altijd conform je huisstijl is. Een portal waarin iedere collega, ook zonder grafische kennis, op efficiënte wijze documenten en uiteenlopende marketing- en communicatiematerialen kan maken, beheren en distribueren.

Huisstijlrichtlijnen zijn toegankelijk en alle documenten die worden gemaakt zijn makkelijk te updaten. Content wordt gemaakt aan de hand van flexibele templates. Eenmalig worden deze per item klaargezet en worden de functies en vrijheden die gebruikers mogen hebben besproken. Vervolgens kan iedereen creëren binnen de richtlijnen. Worden er later aanpassingen gedaan, dan worden deze direct doorgevoerd in alle documenten op basis van dat sjabloon. Handig toch?

2. Digital Asset Management

Een brand portal dat de combinatie creatie, beheer en distributie biedt, beschikt ook over een Digital Asset Manager. Deze is essentieel. DAM is de afkorting die gebruikt wordt voor de term Digital Asset Management. Om er gelijk in te duiken: dit is een omgeving - kort door de bocht ook wel beeldbank genoemd - waarin media en documenten in de breedste zin op georganiseerde wijze worden opgeslagen middels meta descriptions. Een Digital Asset Manager brengt overzicht en structuur. Geen versplinterende bestanden, maar één plek waar alle digitale assets gecentraliseerd zijn. Natuurlijk in de cloud, waardoor iedereen (die jij wenst) toegang heeft. Zie een DAM als het middelpunt van de communicatie vanuit waar je maakt en verspreidt. Gewoon onmisbaar.

3. Workflows en controle

Informatieve uitingen, promotiematerialen of interne middelen als visitekaartjes of contracten, die zou iedereen binnen je organisatie toch moeten kunnen maken? Dit scheelt enorm veel tijd en kostbare DTP-kosten. Die onafhankelijkheid biedt ook kortere doorlooptijden per uiting. Een win-win. Bovendien ben je er zeker van dat je huisstijl niet in elke uiting anders wordt toegepast en dus weet je zeker dat de bijdrage aan je merkidentiteit maximaal is. Met workflows kun je controle behouden op alle uitingen die worden gemaakt en online worden gepubliceerd ofwel automatisch doorgestuurd worden naar een drukker.

Laat continue controle op correct gebruik van de huisstijl voor elke publicatie of bestelling verleden tijd zijn. Voor elk document of elke marcom uiting, van een complexe brochure of automatisch aangestuurde producthandleiding tot aan een relatief simpele flyer wordt eenmalig een template klaargezet. Je hebt als organisatie zelf in de hand welke elementen vaststaan en waar gebruikers vrijheid hebben om aanpassingen te doen. Vervolgens kun je naar eigen behoefte workflows instellen voor gewenste controlemoment. Noodzakelijk is het niet en het kan per uiting verschillen.

4. Eenvoudig verspreiden

Visuele content in combinatie met een post verspreid je met één druk op de knop. Daardoor bespaar je veel tijd. Via een ingestelde workflow krijgt bijvoorbeeld de eindverantwoordelijke een verzoek binnen voor publicatie of distributie van een uiting. Eventuele wijzigingen kunnen eenvoudig worden doorgevoerd. Vervolgens kan het verzoek geaccordeerd worden en kan er over worden gegaan op actie. Houd bij een zoektocht naar een geschikt brand portal rekening met deze functies. Het kan je meerwaarde bieden.

Elke uiting zou gedownload of direct gedeeld moeten kunnen worden vanuit de centrale DAM. Een mooie aanvulling is print-on-demand. Je kunt je materialen dan direct doorzetten naar de drukker, al dan niet geautomatiseerd. Doordat uiting zelf te maken en te distribueren, bespaar je als organisatie enorm veel tijd. Directe online publicatie vanuit een brand portal is ook een waardevolle aanvulling. Als je ook documenten kunt delen middels permalinks, zorgt dat ervoor dat je eenvoudig bestaande content snel kunt aanpassen en dit in alle reeds gedeelde uitingen wordt doorgevoerd. Efficiënt en tijdbesparend.

5. Besparen op tijd en kosten

Een brand portal zou je volledige controle moeten geven op de huisstijl in alle uitingen en materialen die gemaakt worden. Met een passend portal biedt je jouw organisatie een communicatieplatform voor creatie, beheer en distributie van uitingen die bijdragen aan de merkidentiteit. Mits goed geïmplementeerd kan een brand portal je veel opleveren.

Een greep uit waar het een uitgebreid brand portal (waarmee je meer uitingen kunt maken dan tegen minder kosten) niet aan mag ontbreken:

  • Alle digitale assets (beelden, huisstijlelementen, documenten en meer) organisatiebreed organiseren en snel vindbaar laten zijn middels meta descriptions
  • Efficiënte manier van content creatie conform huisstijl, zodat je niet afhankelijk bent van DTP-kosten en altijd vasthoudt aan de merkidentiteit
  • Flexibele templates per uiting die zelf aanpasbaar zijn, bijvoorbeeld via een koppeling met Adobe InDesign
  • Content direct online publiceren of drukken via print-on-demand
  • Workflows voor zelf in te bouwen controle

Zorg dat je kiest voor een portal dat nét iets meer biedt dan je nu nodig hebt. Als je de basis hebt staan, kun je makkelijk opslagen op het moment dat het voor jullie gewenst is.

Anne Wessels Online Marketeer
Er is meer content voor jou!
Meer informatie

Nieuwsgierig hoe een brand portal jouw organisatie voordeel biedt?

Team Cordeo Kom met ons in contact

Bel ons

Je kunt ons altijd bellen voor meer informatie.

+31 38 466 9420

Mail ons

Stuur een mailtje. We antwoorden je zo snel mogelijk.

hello@cordeo.com