Je zult het vast herkennen: binnen je organisatie worden allerlei communicatiematerialen en vormen van content gemaakt. Vaak geschreven content in een visueel jasje. Denk aan social media-posts, handleidingen, banners en zo verder. Veel verschillende betrokkenen, die ook nog eens allemaal een mening hebben: overeenstemming blijft vaak uit. Een sterk merk bouw je op door aan je merkidentiteit vast te houden, altijd. Je bedrijfslogo, huisstijlelementen, kleuren en fonts consistent toepassen zorgt voor herkenbare uitingen die de bedrijfsidentiteit belichamen. Content die wordt gekoppeld aan jou als organisatie. Een brand management portal kan je helpen grip te krijgen op merk én content.
Hieronder vijf redenen waarom een brand portal vanuit onze visie essentieel is voor organisaties.
Een brand management portal is niet alleen een plek waar de huisstijlregels voor iedereen toegankelijk zijn. Laat het de plek zijn waar eenvoudig en in korte tijd veel content gemaakt kan worden die altijd conform je huisstijl is. Een portal waarin iedere collega, ook zonder grafische kennis, op efficiënte wijze documenten en uiteenlopende marketing- en communicatiematerialen kan maken, kan beheren en kan verspreiden.
Bij Cordeo werkt het zo: huisstijlrichtlijnen zijn inzichtelijk en huisstijlregels zijn doorgevoerd in alle templates voor contentcreatie. Deze templates zijn breed inzetbaar dankzij flexibel in te richten functionaliteiten. Alle mogelijkheden, beperkingen en vrijheden die een template mag bieden worden van tevoren bepaald, besproken en ingericht. Alle templates zijn te allen tijde makkelijk te updaten. Wordt een template later aangepast, dan worden de aanpassingen direct doorgevoerd in alle betreffende uitingen in concept. Handig toch?
Een brand portal dat de combinatie creatie, beheer en verspreiding biedt, beschikt ook over een Digital Asset Manager. Deze is essentieel. DAM is de afkorting die gebruikt wordt voor de term Digital Asset Management. Om er gelijk in te duiken: dit is een omgeving - kort door de bocht ook wel beeldbank genoemd - waarin media en documenten in de breedste zin worden opgeslagen en georganiseerd middels meta descriptions. Een Digital Asset Manager brengt overzicht en structuur. Geen versplinterende bestanden, maar één plek waar alle digitale assets gecentraliseerd zijn. Natuurlijk in de cloud, waardoor alle bevoegden toegang hebben. Zie een DAM als het middelpunt van de communicatie, waar vanuit je maakt, beheert en verspreidt. Gewoon onmisbaar.
Informatieve uitingen, promotiematerialen of interne middelen als visitekaartjes of contracten, die zou iedereen binnen je organisatie toch moeten kunnen maken? Dit scheelt enorm veel tijd en kostbare DTP-kosten. Die onafhankelijkheid biedt ook kortere doorlooptijden per uiting. Een win-win. Bovendien ben je er zeker van dat je huisstijl niet in elke uiting anders wordt toegepast en dus weet je zeker dat de bijdrage aan je merkidentiteit maximaal is. Met workflows kun je controle behouden op alle uitingen die worden gemaakt, gepubliceerd en eventueel worden doorgezet naar een drukker.
Laat de noodzaak van continue controle op correct gebruik van de huisstijl voor elke publicatie of bestelling verleden tijd zijn. Voor elk gewenst document of uiting wordt eenmalig een template klaargezet, van een complexe brochure of automatisch aangestuurde producthandleiding, tot aan een relatief simpele flyer. Je hebt als organisatie zelf in de hand welke elementen vaststaan en waar gebruikers vrijheid hebben om aanpassingen te doen. Vervolgens kun je naar eigen behoefte workflows inrichten voor gewenste controlemomenten. Noodzakelijk is het niet en het kan per uiting verschillen.
Visuele content in combinatie met een post verspreid je met één druk op de knop. Daardoor bespaar je veel tijd. Met behulp van een workflow krijgt bijvoorbeeld de eindverantwoordelijke een verzoek binnen voor publicatie en/of distributie van een uiting. Eventuele wijzigingen kunnen eenvoudig worden doorgevoerd. Vervolgens kan het verzoek geaccordeerd worden en kan er over worden gegaan op actie. Houd bij een zoektocht naar een geschikt brand portal deze functies in gedachten. Het kan je meerwaarde bieden.
Elke uiting zou gedownload of direct gedeeld moeten kunnen worden vanuit de centrale DAM. Een mooie aanvulling is print-on-demand. Je kunt je materialen dan direct doorzetten naar de drukker, al dan niet geautomatiseerd. Doordat uitingen zelf te maken en te distribueren zijn, bespaar je als organisatie enorm veel tijd. Directe online publicatie en verspreiding vanuit een brand portal is ook een waardevolle aanvulling. De mogelijkheid om documenten en uitingen te kunnen delen middels permalinks heeft als groot voordeel dat je eenvoudig bestaande content snel kunt aanpassen, waarna dit in alle reeds gedeelde uitingen wordt doorgevoerd. Efficiënt en tijdbesparend.
Een brand portal zou je volledige controle moeten geven op de huisstijl in alle uitingen en materialen die gemaakt worden. Met een passend portal bied je jouw organisatie een communicatieplatform voor creatie, beheer en distributie van uitingen die bijdragen aan de merkidentiteit. Mits goed geïmplementeerd kan een brand portal je dus veel opleveren.
Een greep uit waar het een uitgebreid brand portal -waarmee je meer uitingen kunt maken tegen minder kosten- niet aan mag ontbreken:
Zorg dat je kiest voor een portal dat nét iets meer biedt dan je nu nodig hebt. Als je de basis hebt staan, kun je makkelijk opschalen op het juiste moment.
Jij hebt de regie.
Nieuwsgierig hoe een brand portal jouw organisatie voordeel biedt?