Hoe workflows helpen om grip te krijgen op je communicatie

Leestijd: 3 minuten

Een helder creatie- en publicatieproces is de wens van iedere marketing- of communicatiemanager. Je weet welke communicatiemiddelen wanneer nodig zijn, iedereen kan snel en efficiënt uitingen maken, en de huisstijl blijft altijd gewaarborgd. Geen onnodige uitgaven, geen verlies van overzicht. In de praktijk is dit vaak lastiger te realiseren. Workflows kunnen daarbij een belangrijke rol spelen.

Grip op contentcreatie

Grip op het maken en verspreiden van communicatiemiddelen hoeft geen utopie te zijn. Het begint met overzicht en een gestructureerde aanpak. Een brand portal waarin creatie, beheer en distributie samenkomen, biedt dat overzicht.

• Collega’s creëren zelf uitingen op basis van vooraf ingerichte templates.

• De huisstijl is automatisch geborgd in elke template.

• Waar nodig kun je controle- en goedkeuringsmomenten inbouwen.

Zo werkt het hele team sneller én consistent, terwijl de marketing- of communicatiemanager alleen nog een eindcontrole uitvoert.

Workflows als fundament

Een goed proces begint met het plannen van communicatiemiddelen en het ontwikkelen van de juiste templates. Met workflows leg je vast hoe uitingen worden gemaakt, beoordeeld en verspreid. Het voordeel: de kwaliteit en huisstijl zijn gegarandeerd, terwijl de doorlooptijd kort blijft. Workflows zorgen ervoor dat iedereen weet wat de volgende stap is en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Workflows in de praktijk

Een voorbeeld van een proces dat niet alleen de kwaliteit waarborgt, maar dat ook de budgetten onder controle houdt:

• Een collega rondt een brochure af en dient deze in voor goedkeuring.

• De marketingmanager ontvangt automatisch een melding.
  Keurt hij de brochure af, dan kan hij direct feedback meegeven.

• Na goedkeuring wordt de brochure beschikbaar voor alle bevoegde collega’s.

• Een collega plaatst een printbestelling van 20 exemplaren.

• De marketingmanager ontvangt opnieuw een bericht om de bestelling te accorderen.

Waarom workflows onmisbaar zijn

Door goed ingerichte workflows ontstaat er overzicht in zowel communicatie-uitingen als kosten.
Alles komt samen in één centraal brand portal in de cloud:

• Huisstijlbewaking in elke uiting.

• Workflows voor controle en goedkeuring.

• Grip op de volledige contentstroom én de budgetten.

Kortom: workflows maken het creatie- en publicatieproces efficiënt, transparant en beheersbaar.