Topaz gaat ook voor consistente communicatie

Topaz is nieuwkomer bij Cordeo. Een organisatie die mensen intensieve, specialistische zorg biedt. Voor mensen die door ziekte, ouderdom of combinatie niet meer zelfstandig kunnen wonen, ofwel tijdelijke ondersteuning nodig hebben.

Interne communicatie

Topaz kent 9 locaties. Bij hen zijn het onder andere het secretariaat en activiteitenbegeleiders die zich bezighouden met communicatie naar medewerkers, bewoners/cliënten en mantelzorgers. Joyce Weski (Marketing en Communicatie) bij Topaz; ‘Er worden bijvoorbeeld veel posters, menukaarten en programmaboekjes gemaakt. Zo ook veel nieuwsbrieven. Iedereen heeft veelal een eigen manier van het maken van die uitingen. Dat gaan we anders doen!

Externe communicatie en visie

Joyce laat weten dat Topaz vanuit de organisatie veelal gericht is op brede corporate communicatie. De onderlinge locaties en medewerkers zijn voornamelijk toegespitst op interne communicatie en/of communicatie naar bewoners en mantelzorgers. ‘We werken al met een platform vanuit waar bestellingen kunnen worden gedaan, maar we pakken het vanaf nu professioneler aan’.

Professioneler, makkelijker en consistent

Een brand portal helpt ons om communicatie meer consistent te maken. ‘Nu geeft iedereen op zijn of haar manier invulling aan de huisstijl. Verder staan middelen en templates verspreid opgeslagen. Mensen werken soms met verouderde eigen opgeslagen versies. Er worden dan ook veel vragen gesteld aan communicatie’, aldus Joyce. ‘Dit kan anders!’

Hoe kwam Topaz bij Cordeo als brand portal?

Het idee van een brand portal kwam in eerste instantie vanuit de afdeling communicatie en het management zelf. Hier komen vraag de eerste vragen binnen en kunnen mogelijke oplossingen als eerste in kaart worden gebracht. ‘De verwachting is enerzijds dat de afdeling communicatie enigszins wordt ontlast doordat medewerkers basis middelen zelf kunnen maken. Anderzijds helpt het medewerkers omdat zij weten wat zij zelf kunnen doen, waar zij het kunnen vinden en hoe zij dat aan kunnen pakken.'

Deze uitingen gaat Topaz zoal maken?

Hieronder een greep uit de uitingen die Topaz gaat maken met Cordeo als brand portal:

• Posters en flyers

• Brochures

• Nieuwsbrieven

• Uitnodigingen

• Activiteitenprogramma’s

• Menukaarten

• Film/video

Speelt digitoegankelijkheid een rol bij Topaz?

Zeker, net als overheidsinstellingen waarbij digitoegankelijkheid verplicht is, is ook voor de zorgbranche WCAG 2.0 niet vreemd. Topaz zal ook uitingen maken die na creatie direct voldoen aan de digitoegankelijk zijn.

Met werkgroep richting de kick-off

Er is een werkgroep ingericht aan Topaz’ zijde, bestaande uit een diverse groep mensen representatief voor de organisatie. Zij zullen direct betrokken zijn bij de keuzes voor implementatie, trainingen et cetera. Door hier een groep voor aan te stellen, kan er goed worden nagedacht over bepaalde keuzes, zoals welke teams welke rechten krijgen in het systeem, of er goedkeuringsflows moeten worden ingericht en welke labels er bijvoorbeeld beschikbaar moeten zijn in de bibliotheek (beeldbank).

Voor nu staat eerst een kick-off op de planning, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Dan gaan we over tot implementatie en lancering. Wordt vervolgd! 🚀