Blogs en artikelen - 1 mei 2020

Alle documenten altijd up-to-date houden

Waar documenten worden gemaakt, worden deze natuurlijk ook verspreid. Voor je het weet heb je als organisatie na verloop van tijd veel content gedeeld. Denk aan handleidingen, brochures en zo verder. Hoe je overzicht houdt in alle gemaakte materialen en deze tegelijkertijd up-to-date kunt blijven houden, zijn vaak dingen waarvan organisaties pas achteraf het belang inzien. En omdat voorkomen beter is dan genezen, hierbij enkele tijdbesparende inzichten.

Grip op alle communicatiematerialen

In beginsel is grip heel vanzelfsprekend. Bij groei wordt vaak controle verloren. Grip houden over alle uitingen die binnen een organisatie worden gemaakt, daarvoor is een Digital Asset Manager zeer geschikt. Dit is namelijk dé centrale plaats van waaruit huisstijlelementen, foto's en video's en alle gemaakte uitingen kunnen worden beheerd en worden gebruikt. Voor organisaties is het echter minstens zo belangrijk om te weten welke uitingen er zijn gemaakt, gemakkelijk aanpassingen te kunnen doorvoeren die zichtbaar zijn op alle plekken waar het betreffende document is gedeeld.

Veelvoorkomende scenario's

Alle communicatiemiddelen die bijvoorbeeld op websites of via social media zijn gedeeld zijn na verloop van tijd niet meer actueel of er is een nieuwe versie, bijvoorbeeld bij een opleidingsbrochure die volgend jaar op detailniveau aangepast dient te worden. Een ander veelvoorkomend probleem is dat er een fout wordt vastgesteld. Je wilt deze documenten, die vaak op diverse platformen zijn gedeeld, zo snel mogelijk corrigeren. Soms willen organisaties ook tijdelijk iets aanbieden dat na een bepaalde datum niet meer beschikbaar mag zijn, zonder dat hier continu iemand om hoeft toe te zien. Voor alle opties geldt dat overzicht en onderhoud eenvoudig moet zijn.

Uitingen up-to-date houden

Om uitingen up-to-date te houden, zijn permalinks in het leven geroepen. Deze term is afkomstig van permanente link. De url is zoals de naam doet vermoeden definitief. Aan deze url's, die overal online aangeboden kan worden, wordt een bestand gekoppeld. Het gekoppelde document is altijd gemakkelijk aanpasbaar en bevindt zich - in ons brand portal - in de Digital Asset Manager. In een notendop: wordt dit bestand bewerkt, dan zijn deze aanpassingen direct zichtbaar op alle locaties waar deze permalink ooit is geplaatst. Nadenken over waar een bepaald document, waarin aanpassingen vereist zijn, is geplaatst én deze overal handmatig aanpassen is daarmee verleden tijd.

Waarom we met permalinks willen werken

Simpel: permalinks zorgen voor snelheid en foutloze processen bij het onderhoud van bestaande documenten. Permalinks zijn bovendien een aanvulling op een Digital Asset Management systeem. Het overzicht van alle gemaakte en definitieve uitingen is wat dit systeem brengt. Het up-to-date houden van deze uitingen is waar permalinks je als organisatie bij helpen. Permalinks zorgen, wanneer op de juiste manier ingezet, voor eenvoudige aanpasbaarheid van alle online gedeelde documenten.

Permalinks in de praktijk

Met Cordeo kun je elk gewenst communicatiemiddel maken. Eenmaal gecreëerd en indien nodig goedgekeurd door bijvoorbeeld de marketingmanager, wordt deze uiting toegevoegd aan de Digital Asset Manager. Na goedkeuring is dit document dus klaar om geprint (print-on-demand) ofwel online gedeeld te worden.

  • Bij het online delen kun je per document of bij de inrichting van de portal kiezen voor automatisch gegenereerde permalinks voor elke definitieve uiting.
  • Vervolgens kun je deze links via elk gewenst kanaal of platform delen.
  • Bij snelle aanpassingen op één plek zorg je ervoor dat lezers altijd de juiste, actuele content te zien krijgen dankzij permalinks.
Meer weten over documenten updaten en permalinks?
Anne Wessels Online Marketeer
Er is meer content voor jou!
Meer informatie

Graag meer weten over documenten up-to-date houden?

Team Cordeo Kom met ons in contact

Bel ons

Je kunt ons altijd bellen voor meer informatie.

+31 38 466 9420

Mail ons

Stuur een mailtje. We antwoorden je zo snel mogelijk.

hello@cordeo.com