Blogs en artikelen - 12 november 2020

Dit is hoe je een implementatietraject laat slagen

Na lange tijd is de knoop doorgehakt en is er een nieuw softwareproduct aangeschaft. Iedereen is super enthousiast. Voor zo lang het duurt, want al snel beginnen de ergernissen. Collega's zijn kritisch, het product wordt niet omarmt en voor je het weet kijk je terug op een grote flop. Heb je het eens meegemaakt? Je bent niet de enige.

Implementaties van nieuwe softwareproducten lijken vaker te mislukken dan goed te gaan. Het product als oorzaak aanstellen is een logische keuze en wordt dan ook regelmatig gedaan. In dat geval leg je het probleem buiten jezelf. Het is verstandig om ook naar jezelf te kijken: wat had jij er zelf aan kunnen doen om het te laten slagen? Met onderstaande best practises gebaseerd op eigen ervaringen gecombineerd met literatuuronderzoek willen we voorkomen dat je (opnieuw) de fout ingaat. You're welcome.

Maak het 'waarom' duidelijk

Niets is pijnlijker dan tijdens of zelfs na een implementatie van een nieuwe tool vragen te krijgen als: 'Waarom hebben we dit product eigenlijk nodig?', 'Waarom moesten we zo nodig overstappen?' of 'Waarom moeten we hier per se mee werken?' Het voornaamste doel van een goed softwaresysteem is om een aanvulling te zijn voor de medewerkers in het kader van efficiënter werken. Zonder een duidelijk waarom is het niet reëel medewerking te verwachten.

Zorg dat er voldoende draagvlak is

Grote veranderingen komen in de regel van hogere hand. De redenen voor bepaalde veranderingen zijn niet altijd duidelijk ofwel stimulerend voor alle collega's die er gebruik van moeten maken. Zogenaamde efficiëntie kan als negatief worden ervaren door medewerkers in bepaalde functies. Goed nadenken over hoe de boodschap over te brengen is essentieel. Iedereen die gebruik moet gaan maken van een nieuw product moet vooraf de meerwaarde inzien en op enthousiaste wijze meegenomen worden in het verhaal.

Beperkt commitment is not done

De kogel is door de kerk en de directie trekt zijn handen ervan af. Gebeurt vaak, maar pakt meestal niet zo lekker uit. Nauwe betrokkenheid van de directie is erg gewenst om een implementatietraject in goede banen te leiden. Grote veranderingen eisen tijd en brengen soms uitdagende situaties met zich mee. Organiseer bijvoorbeeld maandelijkse statusupdates met het projectteam en de directie. Motivatie moet van beide kanten komen. Niemand mag er voor zijn of haar gevoel alleen voor staan. Een win-win.

Stippel een concreet en haalbaar tijdspad uit

De planning van implementatietrajecten worden negen van de tien keer onderschat. Zaken lopen uit en de deadline verdwijnt aan de horizon. Het vooruitschuiven van zaken naar momenten "waarop het waarschijnlijk wel rustiger is", is geen goed idee. Tegen die tijd is de agenda opnieuw volgedruppeld en heeft een collega uit het implementatieteam inmiddels al een nieuwe baan. En wanneer het moment daar is, is driekwart van de waardevolle kennis verloren gegaan. Maak daarom een concrete, ambitieuze, maar realistische planning die vast staat.

Zorg dat medewerkers tijd hebben

Medewerkers die helpen een nieuw systeem up and running te krijgen, doen dit vaak naast hun huidige werkzaamheden. Zij blijven hetzelfde aantal uren werken, maar krijgen tijdelijk meer werk. Mag je dan verwachten dan binnen hetzelfde tijdsbestek ook de volledige focus voor een nieuw implementatietraject past? Bovendien gaan hun gewone taken vaak voor. Voor een salesmedewerker gaat een potentiële lead voor, zonder twijfel. Doet men het er maar even bij, is de kans significant dat je implementatietraject fors uitloopt.

Verspreid de kennis binnen het projectteam

Het is niet onoverkomelijk dat een projectleider of een ander teamlid vertrekt tijdens een implementatietraject. Een ander stapt misschien halverwege in, maar dat er belangrijke stappen worden gemist en kennis is verdwenen is bijna zeker. Door van te voren een scenarioschets te maken voor mogelijke situaties als bovenstaande, kan ervoor zorgen dat je makkelijker kunt anticiperen. Zo beperk je zoveel mogelijk de negatieve effecten van onvoorziene veranderingen.

Het einde is niet het einde

Misschien wel de belangrijke les: het afronden van de implementatieproces betekent niet het einde van het traject. De implementatie is klaar, maar jij niet. Juist de optimalisatie en verbetering na het in gebruik nemen van een tool is essentieel. Cordeo wil koste wat het kost voorkomen dat nieuwe klanten tegen bovenstaande issues aanlopen. Niet voor niets bieden we een begeleidingstraject voor, tijdens en na de implementatie van ons brand portal. Hier dan ook nog enkele tips van het huis:

  • Kies altijd voor een product dat meer biedt dan je nu nodig hebt. Zo beperk je jezelf niet in de mogelijkheden als je later op wilt schalen.
  • Een centrale coördinator tijdens, maar ook zeker na het implementatieproces, leidt tot significant betere resultaten en blijdschap binnen de organisatie.
  • Livegang van een nieuw product is altijd leuk. Let wel: er komt daarna een periode dat iedereen moet wennen en het product eigen moet maken. Hier moet je doorheen, voordat de voordelen zichtbaar zijn. Gun jezelf deze tijd.
  • Blijf de gebruikers trainen om kennis op pijl te houden en te vergroten
  • Zorg dat je in contact blijft met alle hoofdgebruikers om continu in beeld te hebben waar ze behoefte aan hebben, wat ze missen en waar verbeterpunten liggen.
  • Stop nooit met evalueren en optimaliseren na een succesvolle implementatie. Verbeterpunten zijn er altijd. Grijp ze aan en doe er je voordeel mee.


Lees alles over Cordeo's support
Anne Wessels Marketing Manager
Er is meer content voor jou!
Meer informatie

Meer over ons implementatieproces

Team Cordeo Kom met ons in contact

Bel met ons

We vertellen je graag meer over hoe onze implementatieprocessen eruit zien.

+31 38 466 9420

Mail met ons

Mailen mag ook. We antwoorden je meestal dezelfde dag nog.

hello@cordeo.com