Leestijd: 6 minuten
Een goede afbeelding wordt zelden maar één keer gebruikt. Een campagnefoto kan terugkomen in een presentatie, een brochure of een document voor collega's. Hetzelfde geldt voor logo's, video's en andere merkbestanden. Ze worden door verschillende mensen gebruikt, voor verschillende doeleinden en vaak in verschillende applicaties.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen de juiste bestanden kan vinden? Dat duidelijk is waarvoor een afbeelding gebruikt mag worden? En dat nieuwe versies beschikbaar blijven voor de hele organisatie?
Daar speelt Digital Asset Management (DAM) een belangrijke rol in.
Een DAM is meer dan een centrale beeldbank. Het helpt organisaties om digitale merkassets te organiseren, te beheren en beschikbaar te maken voor dagelijks gebruik. Van het toevoegen van nieuwe bestanden tot het controleren van gebruiksrechten en het inzetten van assets in communicatiemiddelen.
Zo vormt de DAM het kloppende hart van je merkcommunicatie: één centrale bron waar verschillende teams en applicaties op kunnen terugvallen.
Een centrale plek voor afbeeldingen, video's, logo's en documenten is een goed begin. Maar zodra een beeldbank groeit, wordt het steeds belangrijker hoe bestanden worden beheerd.
Neem een organisatie met duizenden foto's. Daar zitten beelden tussen van medewerkers, evenementen, locaties en campagnes. Sommige zijn recent toegevoegd, andere worden al jaren gebruikt. Voor een deel gelden specifieke afspraken over waar en hoe ze mogen worden gepubliceerd. Dan wil je meer kunnen dan bestanden opslaan en downloaden.
Een Digital Asset Management-systeem is ingericht om ook de informatie rondom die bestanden te beheren. Denk aan beschrijvingen, categorieën, gebruiksrechten en de status van een asset. Daarmee wordt de beeldbank niet alleen een verzameling bestanden, maar een omgeving waarin collega's gericht kunnen zoeken en verantwoord met merkassets kunnen werken.
Stel: je zoekt een foto van een medewerker in gesprek met een klant, gemaakt tijdens een specifieke campagne. Je weet niet hoe het bestand heet en ook niet wanneer het is toegevoegd. Als bestanden alleen op naam of in mappen worden georganiseerd, kan zo'n zoektocht behoorlijk wat tijd kosten.
In een DAM kun je assets voorzien van metadata: informatie die beschrijft wat een bestand bevat of waarvoor het bedoeld is. Denk aan het onderwerp, de campagne, de locatie, het bestandstype of de betrokken personen.
Met zoekfilters kun je vervolgens gerichter zoeken. Je hoeft niet te weten waar de foto staat, zolang de relevante informatie goed is vastgelegd. Dat maakt een groot verschil voor collega's die regelmatig met beeldmateriaal werken. Een communicatiemedewerker zoekt bijvoorbeeld op campagne en onderwerp, terwijl een designer vooral wil weten welke bestanden geschikt zijn voor een bepaalde toepassing.
Goede vindbaarheid begint dus niet bij de zoekbalk, maar bij de manier waarop je assets organiseert en beschrijft.
Een geschikte foto vinden is één ding. Weten of je die foto ook mag gebruiken, is minstens zo belangrijk. Zeker bij afbeeldingen waarop mensen herkenbaar in beeld staan, kunnen afspraken gelden over toestemming en publicatie. Denk aan portretfoto's van medewerkers, campagnebeelden met personen of foto's die tijdens een evenement zijn gemaakt.
Die afspraken kunnen worden vastgelegd in een quitclaim. Dat is een verklaring waarin iemand toestemming geeft voor bepaald gebruik van beeldmateriaal. Afhankelijk van de afspraken kan die toestemming betrekking hebben op specifieke kanalen, doeleinden of een bepaalde periode.
Voor communicatieafdelingen is het belangrijk dat deze informatie niet losstaat van de afbeeldingen waarop ze betrekking heeft.
Een DAM kan helpen om quitclaims en informatie over gebruiksrechten centraal bij de betreffende assets te beheren. Daardoor kunnen collega's niet alleen een afbeelding terugvinden, maar ook nagaan welke afspraken voor het gebruik ervan gelden.
Dat is vooral waardevol wanneer meerdere teams dezelfde beeldbank gebruiken. De medewerker die een foto uploadt, is immers niet altijd degene die deze maanden later in een presentatie of brochure verwerkt.
Het vastleggen van een quitclaim betekent overigens niet automatisch dat ieder toekomstig gebruik is toegestaan. De inhoud van de toestemming en de toepasselijke privacy- en portretrechten blijven bepalend.
Niet ieder bestand dat wordt toegevoegd aan een beeldbank, is direct klaar voor gebruik.
Een fotograaf levert bijvoorbeeld nieuwe campagnebeelden aan. Die moeten nog worden geselecteerd, gecontroleerd en mogelijk voorzien van beschrijvingen of informatie over gebruiksrechten. Pas daarna wil je ze beschikbaar stellen aan de rest van de organisatie.
Met DAM-workflows kun je structuur aanbrengen in zulke processen. In plaats van bestanden zonder verdere controle beschikbaar te maken, kun je werken met stappen voor beoordeling en goedkeuring. Zo wordt duidelijk wie verantwoordelijk is voor het controleren van nieuwe assets en wanneer deze geschikt zijn voor gebruik.
Dat helpt niet alleen bij nieuwe content. Ook wanneer een logo wordt vernieuwd, een campagne afloopt of een afbeelding niet langer gebruikt mag worden, is het belangrijk dat de status van bestanden duidelijk blijft. De DAM ondersteunt daarmee niet alleen de opslag van merkassets, maar ook het beheer gedurende hun volledige levenscyclus.
Afbeeldingen, video's en andere merkbestanden worden uiteindelijk niet beheerd om in een beeldbank te blijven staan. Ze zijn bedoeld om gebruikt te worden. Zo maakt een communicatiemedewerker een presentatie, werkt een designer aan een brochure en een collega stelt een uitnodiging samen voor een evenement. Hoewel ze verschillende werkzaamheden uitvoeren, hebben ze allemaal toegang nodig tot actuele merkassets.
Een goed ingerichte DAM maakt die bestanden centraal beschikbaar. Maar de waarde wordt nog groter wanneer collega's de assets direct kunnen gebruiken in de omgeving waarin ze hun communicatiemiddelen maken.
Binnen de Cordeo Brand Portal gebeurt dat bijvoorbeeld via de Studio. De afbeeldingen en andere geschikte assets uit de DAM zijn direct beschikbaar in de Studio, waar gebruikers met flexibele templates zelf communicatiemiddelen kunnen maken. Daarbij blijven de huisstijl en de vooraf ingestelde templatekaders behouden.
Niet iedereen werkt echter dagelijks in de Studio. Designers gebruiken bijvoorbeeld Adobe InDesign, terwijl andere collega's documenten en presentaties maken in Microsoft Word of PowerPoint. Daarom hebben we Cordeo Integrations ontwikkeld. Met plugins voor Adobe Creative Cloud en add-ins voor Microsoft 365 brengen we de Cordeo Brand Portal naar de applicaties waarin deze collega's al werken.
Zo kunnen designers in InDesign gebruikmaken van centrale assets en kunnen gebruikers vanuit Word afbeeldingen uit de beeldbank opzoeken en toevoegen aan hun documenten.
De DAM blijft de centrale bron. Of iemand nu een communicatiemiddel maakt in de Studio of werkt in een externe applicatie, de organisatie kan haar merkassets vanuit één plek beheren.
Wanneer verschillende teams en externe partijen met dezelfde beeldbank werken, is het belangrijk om te bepalen wie toegang krijgt tot welke bestanden en functies.
Binnen Cordeo kun je daarom verschillende rollen en rechten toewijzen aan gebruikers. Zo kun je onderscheid maken tussen collega's die vooral bestanden gebruiken en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het beheer ervan.
Ook externe partijen, zoals fotografen, kunnen toegang krijgen tot de omgeving met rechten die aansluiten op hun werkzaamheden. Zij kunnen bijvoorbeeld betrokken worden bij het aanleveren van nieuw beeldmateriaal, zonder dat ze toegang hoeven te krijgen tot alle andere onderdelen van de brand portal.
In combinatie met de workflows voor het beoordelen en beschikbaar stellen van assets helpt dit om de samenwerking overzichtelijk te houden. Zo blijft de DAM een centrale bron voor de hele organisatie, terwijl je controle houdt over de manier waarop verschillende gebruikers ermee werken.
De waarde van een DAM wordt niet bepaald door hoeveel bestanden erin staan, maar door hoe goed een organisatie die bestanden kan vinden, beheren en gebruiken.
Een foto die eenvoudig terug te vinden is, waarvan de gebruiksrechten duidelijk zijn en die direct beschikbaar is in een template of ontwerp, heeft meer waarde dan een bestand dat ergens in een map blijft staan.
De DAM vormt zo het kloppende hart van je merkcommunicatie: één centrale bron die verschillende teams en workflows van actuele merkassets voorziet.
Meer weten over de mogelijkheden van Digital Asset Management binnen Cordeo? Ontdek onze DAM-functionaliteiten of lees hoe Cordeo Integrations aansluit op dagelijkse workflows.
Benieuwd wat een DAM voor jullie organisatie kan betekenen?