Leestijd: 3 minuten en 30 seconden
Iedere organisatie maakt gebruik van digital assets. Dat geldt ook voor jullie. Assets zijn alle losse elementen die samen communicatiemiddelen vormen. Denk aan mediabestanden, logo’s, typografie, kleuren, geluidsfragmenten en andere huisstijlelementen. Of het nu gaat om een website, brochure of visitekaartje – zonder assets is er geen communicatie.
Digital assets zijn te vergelijken met bouwstenen van een huis: netjes op elkaar gestapeld vormen ze een solide geheel. Toch liggen deze ‘stenen’ binnen organisaties vaak verspreid over verschillende plekken: gedeelde drives, lokale schijven, mailboxen of persoonlijke bureaubladen. Dit leidt al snel tot versnippering en onoverzichtelijkheid.
Hoe groter de organisatie, hoe groter de uitdaging om assets goed te organiseren. In kleinere bedrijven weet één communicatiemedewerker vaak nog precies waar alles staat en wat wel of niet gebruikt mag worden. Binnen grotere teams wordt dat vrijwel onmogelijk. Assets raken verspreid, raken verouderd of worden verkeerd toegepast. Dit is een logisch gevolg – maar wel één dat grote risico’s met zich meebrengt.
Herken je een van de volgende signalen? Dan is het tijd om asset management serieus aan te pakken.
Het kost veel tijd om een logo, beeld of document terug te vinden.
Oude materialen worden opnieuw gebruikt in actuele uitingen.
De huisstijl wordt inconsistent toegepast.
Collega’s maken zelf uitingen zonder de juiste middelen of kennis.
De online drive of schijf mist structuur.
Uitingen worden eindeloos hergebruikt omdat nieuwe maken te veel tijd of geld kost.
Een goed georganiseerd asset management-systeem bespaart tijd, voorkomt frustratie en minimaliseert fouten. Zo behoud je de controle over je assets, en daarmee over alle communicatie. Je voorkomt het gebruik van verouderde of rechten-technisch onjuiste bestanden. Met een Digital Asset Manager (DAM) maak je het werk voor jezelf en je collega’s aanzienlijk eenvoudiger.
Een DAM is een centrale online omgeving waarin je alle assets ordent en beheert. Toegankelijk voor iedereen die ermee moet werken, binnen én buiten de organisatie. De omvang en opzet van een DAM verschillen per bedrijf, maar een succesvolle oplossing bevat in elk geval:
Geavanceerde metadata en filteropties voor snelle vindbaarheid.
Cloudopslag, zodat assets altijd en overal toegankelijk zijn.
Multi-channel ondersteuning.
Rollen- en rechtenbeheer voor veilig en gecontroleerd gebruik.
Eenvoudige schaalbaarheid in gebruikers en opslagcapaciteit.
Levering door een ISO-gecertificeerde aanbieder.
Een DAM is niet alleen praktisch, maar ook strategisch belangrijk. Het is de eerste stap naar een consequente merkuitstraling. Organisaties die hun huisstijl niet consistent toepassen, creëren verwarring en verliezen merkvertrouwen. Door assets te organiseren in een centrale beeldbank die altijd up-to-date is, leg je een solide basis. Koppel je dit aan het creatieproces met templates, dan bouw je met elke nieuwe uiting verder aan een sterk, herkenbaar merk.
Meer over digital assets