Aanbesteden? Dat hoeft zeker niet altijd

Aanbesteden klinkt als een goede keuze om passende software en tooling te selecteren. Kijk, voor overheidsorganisaties is het vaak onmogelijk om onder een aanbesteding ofwel tender uit te komen. We zien ook met regelmaat dat er vrijwillige aanbestedingen worden uitgezet. En op het eerste gezicht klinkt dat ook als een goed plan; je vergelijkt immers de grootste kanshebbers en het werkt ook zeker. Maar we bieden ook ruimte voor alternatieven.

Mogelijk alternatief voor aanbesteding

Tromgeroffel... 🥁 Als het niet hoeft, kan het voor opdrachtgever als deelnemers soms een verademing zijn het niet te doen. Een aanbesteding neemt doorgaans veel tijd in beslag vanwege de formaliteiten die het met zich meebrengt. Begrijp het niet verkeerd: we worden graag uitgenodigd als de keuze voor een aanbesteding valt, maar zijn ook eerlijk over de mogelijkheid om het zonder aanbesteding te doen. Een directe aanpak kan jullie namelijk veel tijd en geld besparen en hoogstwaarschijnlijk levert het uiteindelijk een beter eindresultaat op. Hieronder lees je waarom:

Formaliteiten zorgen voor eenzijdig beeld

Tijdens een aanbesteding ben je toch al verplicht vooronderzoek te doen en deelnemers te selecteren. Deze moet je benaderen en contacten, dus die tijd ben je sowieso kwijt. Tijdens een tendertraject kies je ervoor om alle deelnemers - in dit geval aanbieders van brand portals - door dezelfde funnel te leiden. Informatie opvragen via formulieren zorgt veelal voor een eenzijdig beeld van de diverse organisaties, terwijl het juist om de usp's gaat en die wil je liever niet in één hokje terugzien.

Laat creatievelingen creatief zijn waar mogelijk

Pratend over brand portals is er geen één hetzelfde en dat is ook logisch. Dat wetende kan je ook niet verwachten dat elke aanbieder zich helemaal kan 'verkopen' en jou kan laten zien wat hoe deze voor jouw organisatie de oplossing is die je zoekt. Via rechtlijnige formulieren en presentaties met een maximaal aantal sheets in een meegegeven kader zorgt vaak voor standaard teksten die je alsnog zelf moet vertalen naar jouw organisatie.

Brand portals zijn juist gericht op branding en creativiteit. Je moet creatievelingen zoveel mogelijk hun gang laten gaan voor het beste vergelijk tussen de aanbieders, is onze mening.

Vergelijk persoonlijk voor de beste fit

Wij vinden dat als je echt goede vergelijkingen wilt maken en wilt weten hoe tooling kan aansluiten op jouw organisatie en belangen, je beter het volgende kunt doen:

• Maak een eigen selectie van de aanbieders
• Ga voor persoonlijk contact en vraag bij de beste oplossingen demo's aan
• Vergeet hierbij niet dat je iemand persoonlijk wilt spreken, al dan niet online (dit is voor het dagelijks gebruik van de tooling na livegang ook erg belangrijk en geeft je een goed gevoel bij de gezichten achter de tooling)
• Stel vragen die je helpen een beeld te krijgen hoe de tooling past voor jouw organisatie
• Zorg dat je duidelijk de usp's en verwachtingen meet

Zo zie je wat eenieder te bieden heeft en maak je naar alle waarschijnlijkheid een goed onderbouwde keuze. Je gevoel leidt je vanzelf de weg naar de beste fit tijdens je research. Dat is onze mening.

Meer weten?

Heb je vragen of kunnen we je helpen met de keuze voor een goed brand portal? Klopt digitaal aan bij collega Heleen hieronder.